Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/780 от 01.12.2009 разъясняет, достаточно ли договора аренды в качестве первичного документа для целей исчисления налога на прибыль и подтверждения расходов организации, если организация ООО заключила с физическим лицом (не являющимся ИП) договор аренды транспортного средства с экипажем.
В письме отмечается, что в этом случае плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.

Арендные платежи учитываются на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Учитывая то, что договор аренды транспортного средства с экипажем заключен с физическим лицом, не являющимся ИП, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с пунктом 21 статьи 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда.

При этом для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику. Таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг.

Кроме того, если по договору аренды транспортного средства с экипажем расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, несет арендатор, он вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами.